ICT化で温かみは消えない！システムを上手に活用して得たもの

保育ICTシステム（以下、「保育システム」）「Child Care System + Pro（以下、「CCS＋Pro」）」を2018年4月に導入した、『東京都認証保育所 つくし保育園（以下、「つくし保育園」）』。

「請求書の自動作成機能やシフト作成機能等を使用したことで、事務作業に掛かる時間が大幅に軽減でき、子どもたちと関わる時間が増えた」そう語るのは、代表取締役の小出さんと主任保育士の悦子さんだ。

今回は、両者にCCS＋Proの具体的な活用方法や導入後のメリットを伺った。

ICT化したのに、保育士同士のコミュニケーションが盛んになった！

―――なぜ保育システムを導入しようと思ったのですか？

小出さん（代表取締役）：「延長保育料の計算が大変」と主任から声が上がったのがきっかけです。導入前は、保護者に手書きで送迎の時刻を記入してもらい、その時間を基に延長保育料の計算を手作業で行っていました。

悦子さん（主任）：保護者に書いてもらった数字が見えにくいこともあったので、判別するのに苦労することもありました。また、手書きだと保護者側で時刻を変更することが容易にできてしまうという懸念点もありますが、CCS+Proであれば保護者にiPadへタッチしてもらうだけで打刻管理ができるので、導入検討するきっかけになりました。

―――CCS＋Proの決め手は何でしょうか？

悦子さん：他社の保育システムでも、延長保育料の算出は容易になりました。実は、既に契約の一歩手前まで進んでいた保育システムがあったんですが、CCS＋Proでは、常に機能をバージョンアップしているということと、サポート面の手厚さから「契約したらそれで終わりではない」という今後の安心が大きな決め手になりました。

小出さん：多機能で、自分の園に即した機能を適宜チョイスできるのも、他にない魅力ですね。

―――導入時、保育士からの理解はスムーズに得られましたか？

小出さん：導入前に無料試用期間中、保育士にもCCS+Proを触ってもらったことと、運用準備段階でも不明点を含め開発元にサポートいただいたこともあり、思っていたよりスムーズに保育士からの理解を得ることができました。

ただ年配の保育士には、パソコンへの抵抗感があったようです。

でも今思うと、これはメリットだったなと感じていて…

―――どういうことでしょうか？

小出さん：新たなコミュニケーションが生まれたんですよ！今までとは逆で、若い保育士が年配の保育士に教える機会ができたんです。それにより、今までとは違うコミュニケーションが生まれ、より風通しが良くなったと思います。

抵抗感も使用するうちに、少なくなっていったと保育士から聞いています。

保護者対応は、感情を入れないほうがうまくいく!?

―――40種類以上ある機能は、全て活用しているのでしょうか？

悦子さん：保護者と保育士の間で人間性や温かみを大切にしたい部分、連絡帳などは敢えてアナログにしています。逆に、お互いに感情が入らない方がスムーズにやり取りできる部分はICT化していますね。

小出さん：導入後すぐにICT化したところは、登降園管理、延長保育料自動計算や請求書発行、メールでの欠席連絡、シフト作成などです。

小出さんと、悦子さんは、それぞれの機能でメリットを実感しているという。

延長保育料算出

小出さん：ヒューマンエラーがなくなったので、延長時間や料金を間違える確率が低くなりましたね。金額ミスなどは、保護者との信頼関係にも影響します。昔は請求書すらお渡ししていなかったので、振り込み忘れも多く確認にも一苦労していました。

欠席連絡

悦子さん：導入前は電話のみで受け付けていたので、頻繁に電話が鳴る時は出られないこともありました。保育士にとって、すぐ出られなかったことはちょっとしたストレスになっていたんですよね。保護者にとっても、出てもらえないと再連絡が必要になるので、メールでいつでも連絡できる点はお互いにとって良い点となっています。

小出さん：メール連絡は、すごく活用していて保護者からも好評です！

メールだと履歴も残り既読機能もあるので、伝え漏れや「言った」「言っていない」というやり取りがなくなり、お互いのストレスが軽減できたと実感しています。

シフト作成

悦子さん：導入前は、保育士の休日を調整するのに苦労していましたね。保育士に休みたい日を聞いて、必要書類を提出してもらい、私が調整していました。希望日が重なった場合は、再度確認しなくてはいけないので、本当に手間が掛かっていたんです。

導入後は、私がすることが殆どなくなりましたね（笑）システム上に希望を入れてもらい、その時点で希望日が重なっている場合は保育士も確認ができるので、私が介入しなくとも保育士たちで調整してもらえるようになりました。

保育士にとっては、口頭で希望を伝える必要がなくなったので、有給休暇も申請しやすくなったようです。

シフト作成は悩みの種で…月の半分はそのことを考えている状態だったので、気が休まらなかったんですよ。今ではそれも解消され気が楽になりました。

4営業日分の時間が空き、働き方が変わった

小出さん：導入後は、保育士の時間の使い方にも変化がありました。

悦子さん：事務作業に掛かる時間が削減されたことで、保育の本質である子どもと関わる時間が増えました。

―――子どもと関わる時間は、どのくらい捻出できたのですか？

悦子さん：正確な時間は計っていないのですが、事務作業時間は約4営業日分/月、削減できていると思うので、その分捻出できましたね。

小出さん：欠席を電話連絡のみで受けていた時は、子どもと関わっていても、電話が鳴ると対応しなくてはいけなかったので、いつもソワソワしていましたね。今は、主任も私もじっくり子どもの様子を見ることができます。

また次のことを考える余裕も生まれたので、様々な仕事が前倒しで行え、心に余裕が生まれました。心の余裕は、保育の質の向上にもつながっていると実感していますね。

―――具体的には？

小出さん：他のことを気にせず、今目の前にいる子どものことのみ考えて接することができています。電話を気にせず、途中で中断することなく絵本をじっくり読むなどですね。

―――導入に悩んでいる経営者に一言お願いします。

悦子さん：コストパフォーマンスも良く、保育士からも導入して良かったという声をもらっています。

小出さん：園全体で活用できており、宝の持ち腐れにはなりません。開発元の方にも丁寧に説明いただけますので、一度試す価値はありますよ！

まとめ

CCS＋Pro導入で、新たなコミュニケーションが生まれ、ストレスが軽減されていることがわかった。保育システムの導入は、事務作業に掛かる時間の削減だけでなく、保育士の働きやすさにも貢献しているといえるだろう。それは、小出さんの言葉「風通しが良くなった」という言葉からも伺える。

働きやすさは保育士の定着率にも関わってくる。定着率に悩んでいる経営者の方は、一度保育システムの導入を検討してみてはいかがだろうか？

各機能ごとの削減時間を知りたい方は、お問い合わせください。担当から説明させていただきます。