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「Child Care System+Pro」はなぜこれほどまでに人件費が削減できるのか?

保育システム導入によるメリットについて前回の記事でお伝えしました。今回は、更に具体的に経営者目線でどのようなメリットがあるのかを、代表的な保育システムを通してご案内します。

平成30年度IT特別賞を受賞した、現場から生まれた唯一の保育システム「Child Care System+Pro」(以下CCS+Pro)の開発会社、株式会社social solutionsの山中賢治さんにお伺いしました。

月218時間の業務削減!保育士1名分の人件費が浮く!

―――CCS+Proを使用すると、保育士1名分の人件費が浮くということですが、何がどう短縮され、業務時間が削減されるのでしょうか?

【シフト作成】
全て手書きで行った場合、1日のシフトを組むのに平均15分、月6.5時間かかるというのが直営の保育園のデータから出ました。

園児の登園予定人数に対する、保育士の必要配置人数を考えながら作成すると、どうしても時間がかかってしまうのですが、CCS+Proは計算を自動でできる上にシフトが簡易的に組めるので、月4.5時間短縮できるようになっています。

【出退勤管理】
タイムカードや出勤簿を活用し、Excelで計算したとしても時間がかかりますし、手書きの場合、1か月の集計に要する時間は1人あたり約20分です。職員が30人いた場合は、10時間もかかってしまいます。CCS+Proは集計が全て自動で行えるので、約10時間丸々削減することが可能です!

【登降園管理】
2016年度から保育認定の区分ができたことに起因し、保育時間の計算が複雑になり、より業務に負担がかかるようになりました。実体験から1人当たり30分かかっていたので、園児数100名を想定して試算すると、なんと約50時間もかかります。日数にすると約6日です。こちらもCCS+Proでは全て自動計算できるので、6日分他の作業に時間を使うことが可能です。

―――シフト作成、出退勤管理、登降園管理以外にも機能が多くありますが、すべて活用すると何時間の削減につながるのでしょうか?

書類作成等、全ての機能を使用したとすると、月218時間短縮することが期待できます。それを人件費に換算すると月約30万円、つまり保育士1名分の経費が削減可能になる計算です。
※金額換算は保育士月給25万円の時給とし、月22日出勤を想定して計算

機能の例として、日々作成する日案を紹介します。

直営の保育園の保育士に調査したところ、過去に在籍していた保育園では、手書きで1クラス平均30分かかっていたそうです。CCS+Proを活用すると、活動内容の自動反映、履歴参照などの機能が使用できますので、1クラス10分の削減につながります。

6クラス、26日営業日と仮定したとすると、月26時間削減できます。

また「園だより作成」では、保育システム未導入園で、作成に平均3日、園によっては2週間かかる園もあるようです。

―――2週間もかかるのはなぜなのでしょうか?

これは背景もすべて手書きで行なっていたり、主任・園長とチェックや修正が何回にも渡り、行われたりするからです。

―――園だよりで2週間も時間を費やしているのはもったいないですね。一度、自園がどのように作成しているのか確認した方が良いですね。

もちろん手書きならではの温かみの良さもあると思いますが、それによって、どのような時間が削られているのかというと、保育・教育本来に費やす時間です。一度、時間の使い方を、現場の保育士含め検討することも必要でしょう。

「保育士の業務は大変」と言っても何がどう大変なのか、抽象的にしか把握していなかった経営者の方も多いと認識しています。数値化したことで、大変さが明確になったのではないでしょうか。

―――そうですね。月間218時間の削減は、経営の視点から考えても大きなメリットですね。

削減できた時間で子どもたちのために、保育の質の向上に時間を充ててほしいという願いも込め、さらに開発を進めております。「本来あるべき保育の時間に充ててほしい」「保育の質の向上のため研修などに時間を充ててほしい」「保育士の方には気持ちの面で余裕を持ってほしい」…、そういった面でCCS+Pro通して貢献できたらと思っています。

現場だけではない!本部でのCCS+Pro活用方法

―――現場の事務作業時間の短縮で経費の削減ができる。それだけでもメリットは大きいですが、現場でなく本部でも活用する際はどういったメリットがありますか?

本部側にも大きなメリットがあります。給与計算に必要な勤務実績や、保育料の計算に必要な延長保育実績が、CCS+Proの中に入っているので、毎回現場に確認する作業がなくなりやりとりの工数が減ります。

複数園を運営されている法人の場合、各園で形式が統一されていないことがよくありますが、CCS+Proを全園で使えば形式も共通化されるので、回収したデータを加工する必要も一切なくなります。

―――データが一元管理できると現場だけでなく、本部での管理も楽になるので、複数園運営している法人や株式会社にとっては嬉しいメリットですね。

そうですね。CCS+Proはクラウド管理になっているので、本社にいるスタッフや経営者がリアルタイムで同じ情報を共有することができます。

例えば保育士の配置人数をいつでも確認できるので、適切な人員配置で現場が稼働しているか確認が可能です。それにより過不足がある場合は、臨機応変に対応することもできます。震災があった際や出張中でも園の様子を確認できるのは、経営者としても安心でしょう。

他には監査の時の対応、従来は30ほどのファイルを監査員の方に提出していたのが、自治体によっては保育システムの画面上だけの確認で、完了している園もあります。現時点で実施している自治体数は少ないですが、今後増える可能性は高いと思っています。

事務業務が効率化されたことで、採用率アップにも貢献できる?!

保育支援システム_経費削減

―――事務業務が削減されることで、保育士はどのように変わっていくのでしょうか?

直営の保育園でも随時保育士の採用を行っていますが、応募基準の一つに、「事務業務の負担ができるだけ減らせる環境が整っているのか」を確認する保育士の方が、非常に増えてきたというのを採用担当者から聞いています。

実際に保育の就職フェスタなどに参加し学生と話しても、「事務業務が少ない方が良い」と答える割合が多かったですね。

―――保育士から選ばれる園になるための一つとして、保育システムを導入するのも良いということですね。

経営者や園長が、どれだけ保育士の業務や採用の現状を把握しているかが大切になってきますね。

ITを活用し保育の経営革新を!

―――CCS+Proは、公益社団法人企業情報化協会が主催する平成30年度「IT賞」において、「IT特別賞(技術活用賞)」を受賞されています。受賞した一番の要因は何でしょうか?

保育の現場から生まれ、かつ現場の声を取り入れ続けている点が一番の要因だと感じています。

―――「IT賞」は、我が国の産業界において、“ITを活用した経営革新”に顕著な努力を払い、優れた成果を上げたと認めうる企業・団体に対し、授与している表彰制度ですが、CCS+Proは保育経営にどう影響を及ぼしたのでしょうか?

保育現場だけでなく、最終的には経営層や本部の人の業務改善にもつながるというのが、「経営革新」に当てはまると言えます。保育システム一つですべての業務に対応できるのが、オンリーワンだと思っています。

表面上の機能はどこの保育システムも同じに思われますが、深いところの改善を随時行っているのはCCS+Proの強みですね。今後は経営層にとって、より便利になるよう改善していきたいと考えています。

保育支援システム_CCS+Pro

まとめ

保育士の業務時間が削減できることで、保育士の心にゆとりが生まれ保育の質の向上にもつながるでしょう。

CCS+Proの開発会社は、グループ法人で保育施設の運営を多数しており、随時現場の声を確認し開発に活かしています。機能開発後も追加料金がかからないのも魅力です。

保育ICTシステムでこんなお悩みありませんか?

保育ICTシステム導入に関して興味のある園の方、まずは気軽にご相談ください。園に導入した際、何がどう変わるのか具体的にご説明します。

経費削減だけではなく、保育士の確保、定着率にも影響する保育ICTシステム。保育士が働く園を選ぶ際、保育ICTシステムが決め手になることもあります。

園運営を良い方向へ進めて行くのであれば、「そのうち導入」ではなく、「今すぐ導入を検討」という選択が必要です。

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